Privacy statement voor zorgprofessionals DeclaCare

November 2024

DeclaCare B.V. verwerkt persoonsgegevens en maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Wij streven ernaar om zorgvuldig en veilig gebruik te maken van persoonsgegevens binnen de grenzen van de wet. In dit Privacy Statement beschrijven wij wie we zijn, hoe en voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacy-rechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.

Om de informatie overzichtelijk te houden, is ieder onderwerp waar nodig onderverdeeld in twee informatielagen. Eerst ziet u dan een samenvatting op hoofdlijnen. Als u meer gedetailleerde informatie wilt, kunt u die vinden door te klikken op de link 'meer details’.

We hebben ons best gedaan om alle informatie duidelijk en leesbaar op te schrijven. Heeft u na het lezen van het Privacy Statement nog vragen over ons gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen via het mailadres avg@benu.nl.

Als laatste willen we u nog meegeven dat onze dienstverlening zich ontwikkelt en daarmee ook ons Privacy Statement. Wij raden u daarom aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn gedaan in dit Privacy Statement, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Helemaal onderaan in dit statement kunt u lezen wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen via e-mail.

Wie zijn wij?

DeclaCare is onderdeel van BENU Nederland B.V.
DeclaCare is gevestigd te Maassluis (3144 BC) aan de Elektraweg 5.

Welke persoonsgegevens verzamelt DeclaCare van/via u?

DeclaCare verzamelt verschillende categorieën persoonsgegevens:

• Personalia van zorgaanbieders (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, AGB-code, BIG-register)
• Patiëntinformatie (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, geboortedatum, BSN, medische indicaties, polisnummer)
• Accountgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam in OVIS)
• Aankoopgegevens (bijvoorbeeld op welke datum u t.b.v. een patiënt een bepaald product heeft ontvangen)
• Deelnamegedrag (bijvoorbeeld of u digitaal of schriftelijk bestelt)
• Interactiegegevens (bijvoorbeeld uw contact met de klantenservice of digitale en/of schriftelijke correspondentie)

Indien u overgaat tot aanschaf van de dienst/het product, zult u ook worden verzocht uw betalingsgegevens te verstrekken.

De hierboven omschreven categorieën van persoonsgegevens ontvangen wij zowel rechtstreeks van u, als via derden partijen (zoals via het AGB-register) voor zover dit in overstemming is met de wet.

Persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt
Hierbij kunt u onder meer denken aan:

• Persoonsgegevens die u verstrekt op het moment dat u een account aanmaakt en/of andere informatie die u invoert en verstrekt via onze website
• Persoonsgegevens die u verstrekt door over te gaan tot aanschaffing van een product of dienst
• Persoonsgegevens die u verstrekt als gevolg van uw surfgedrag op onze website
• Gegevens die u verstrekt in het kader van (o.m.) correspondentie, feedback, hulp (Q&A), geschillenbeslechting, e.d.
• Gegevens die u verstrekt in het kader van (o.m.) correspondentie, feedback, hulp (Q&A), geschillenbeslechting, e.d.

Persoonsgegevens over anderen die u rechtstreeks aan ons verstrekt
Het zal in veel gevallen voorkomen dat u de persoonsgegevens van andere personen met ons deelt zoals patiëntgegevens. Wij attenderen u erop dat het uw eigen verantwoordelijkheid is om na te gaan of deze personen akkoord zijn met een verstrekking van hun persoonsgegevens aan DeclaCare.

DeclaCare verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor het beoordelen of de bestelde middelen voldoen aan de polisvoorwaarden van de zorgverzekeraar en/of de wet- en regelgeving op dit gebied.

Persoonsgegevens die wij van derden ontvangen
Wij kunnen onder meer aanvullende persoonsgegevens ontvangen, zoals via websites of diensten van derde partijen, voor zover dit in lijn is met de wet, bijvoorbeeld omdat u hiervoor toestemming heeft gegeven of omdat het noodzakelijk is voor een correctie uitvoering van onze dienstverlening.

Voor welke doeleinden verwerkt DeclaCare uw persoonsgegevens?

DeclaCare verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van de met u afgesloten overeenkomst(en), administratie, communicatie, (wel of niet gepersonaliseerde) marketing, fraudeonderzoek en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Voor de uitvoering van kwaliteits- en managementdoeleinden maakt DeclaCare zo veel als mogelijk gebruik van anonieme gegevens en dus niet van persoonsgegevens.

De verschillende doeleinden, zoals hierboven omschreven, worden hieronder meer gedetailleerd omschreven.

In het kader van een overeenkomst. Voor de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en evt. beëindiging van de overeenkomst(en) tussen u en DeclaCare; voor het kunnen declareren van de uitgeleverde middelen bij ziektekostenverzekeraars en voor andere dienstverlening t.b.v. de klant vanuit bijvoorbeeld leveranciers.

Administratie. Voor de uitvoering en controle van de administratie van DeclaCare in brede zin.

Communicatie, marketing en personaliseringsdoeleinden. Voor de uitvoering van een klantenservice, voor het doen van (eventueel gepersonaliseerde) aanbiedingen, en/of voor het verstrekken en uitwisselen van informatie over de activiteiten van DeclaCare.

Kwaliteits- en managementdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening, processen en systemen te onderzoeken en verbeteren, voor het informeren van het management en het (doen) verzorgen van interne audits.

Wet- en regelgeving. Voor identificatie, bestrijding van fraude, verzorging van interne controle en bedrijfsveiligheid en de naleving van wet en regelgeving.

Op welke juridische grondslagen baseert DeclaCare de verwerking(en) van uw persoonsgegevens?

De wet bevat een limitatieve opsomming van grondslagen die de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigen. DeclaCare beroept zich op drie van deze juridische grondslagen.

Onze verwerking(en) van uw persoonsgegevens geschieden namelijk ter uitvoering van de overeenkomst en/of voor de uitvoering van een wettelijke verplichting en/of op basis van een gerechtvaardigd belang van DeclaCare.

Uitvoering van de overeenkomst. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om de overeenkomst die u met ons heeft uit te voeren.

Gerechtvaardigd belang. Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook voor DeclaCare’s gerechtvaardigde belangen. Hieronder kunt u meer lezen over deze gerechtvaardigde belangen van DeclaCare.

Uitvoering wettelijke verplichting. De verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan de wettelijke identificatieplicht en de wettelijke verplichting van dossiervorming met een bewaarplicht van 7 jaar.

Wat is het gerechtvaardigd belang van DeclaCare bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verwerking van uw persoonsgegevens is nodig om een goede relatie in stand te houden tussen DeclaCare en haar klanten, of voor de redelijke zakelijke belangen van DeclaCare zelf. Bijvoorbeeld om onze klanten te informeren over nieuwe producten, diensten en activiteiten, of om de belangen van DeclaCare te verdedigen in een eventuele juridische procedure.

Wij zullen zoveel als mogelijk de zogeheten ‘optout-regeling’ toepassen en toevoegen aan onze communicatie. Op die manier kunt u ons op gemakkelijke wijze berichten, wanneer u het niet langer op prijs stelt om communicatie van DeclaCare te ontvangen. Ook kunt u natuurlijk altijd hiervoor contact met ons opnemen.

Aan wie verstrekt DeclaCare persoonsgegevens?

DeclaCare kan de persoonsgegevens verstrekken aan derden in overeenstemming met dit Privacy Statement en de wet. Zonder uw uitdrukkelijke toestemming zal DeclaCare uw persoonsgegevens niet bekend maken aan derden voor hun marketingdoeleinden.

De persoonsgegevens kunnen worden ontvangen door de onderstaande categorieën van ontvangers:

Groepsondernemingen. Wij kunnen persoonsgegevens delen met onze groepsondernemingen om gezamenlijk content en producten en/of diensten te kunnen leveren (zoals registratie en klantenondersteuning), om te helpen bij de ontwikkeling van producten, websites, applicaties, diensten, tools en communicatie, en om mogelijk illegale activiteiten, schendingen van ons beleid, fraude en/of inbreuken op de gegevensbeveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.

Autoriteiten. Bijvoorbeeld toezichthouders, belastingdienst, politie en andere wettelijke instanties. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen:

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of een rechterlijk bevel; of
• indien dit noodzakelijk is ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten (zoals fraude, bedrog of vervolging); of
• indien het noodzakelijk is voor het handhaven van ons beleid of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.

Zakelijke dienstverleners. Bijvoorbeeld een postorderbedrijf dat door DeclaCare wordt ingeschakeld om het door u bestelde product te bezorgen.

Overig. Iedere derde partij voor welke wij uw toestemming hebben ontvangen om uw persoonsgegevens mee te delen (bijvoorbeeld in het kader van een samenwerking), en/of waarvan DeclaCare nu of in de toekomst onderdeel uitmaakt als gevolg van een reorganisatie, fusie of overname.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt buiten de EU?

Nee. Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen de grenzen van de Europese Unie. Alle Europese landen moeten voldoen aan dezelfde regels uit de wet, waarmee wordt beoogd op Europees niveau een consistent beschermingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven beschreven doeleinden. Daarbovenop geldt dat DeclaCare uw persoonsgegevens in geen geval langer zal bewaren dan wettelijk is toegestaan.

Hoe kunt u uw persoonsgegevens beheren?

U heeft het recht de verzameling van uw persoonsgegevens door DeclaCare in te zien, te rectificeren en/of te wissen. Daarnaast kunt u bij DeclaCare uw volgende rechten inroepen: het recht op beperking van uw persoonsgegevensverwerking, het recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het recht van bezwaar. Hieronder leest u waar en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten.

Indien u een eigen account bij DeclaCare heeft, dan heeft u inzage in een deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens rectificeren of wissen, zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw accountgegevens.

Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt rectificeren of wissen (voor zover toelaatbaar) die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen met DeclaCare.

Ook indien u geen eigen account heeft, kunt u voor uw recht op inzage, rectificatie of wissing van de over u geregistreerde persoonsgegevens contact opnemen met DeclaCare.

Voor de uitoefening van uw recht op beperking van uw persoonsgegevensverwerking, overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens of bezwaar, kunt u eveneens uw verzoek richten aan DeclaCare via het mailadres avg@benu.nl.

Houd u er rekening mee dat DeclaCare aanvullende informatie kan opvragen om uw identiteit te verifiëren.

Kunt u een klacht indienen?

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door DeclaCare. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat DeclaCare niet zorgvuldig omgaat met uw of de door u aan ons toegezonden persoonsgegevens, of omdat u inzage of rectificatie heeft gevraagd van uw persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met onze reactie.

U kunt uw klachten indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als u geen persoonsgegevens wilt verstrekken?

Voor DeclaCare is uw verstrekking van persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk. Bijvoorbeeld om een overeenkomst met u aan te kunnen gaan of een dienst te kunnen leveren, zoals het declareren van producten bij ziektekostenverzekeraars. Informatievelden die niet zijn gemarkeerd met een * vragen persoonsgegevens op waarvan de verstrekking niet noodzakelijk is.

Wanneer de verstrekking van persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is, zullen wij u daarop attenderen door gebruik te maken van een *. Wanneer u ervoor kiest de opgevraagde persoonsgegevens niet te verstrekken, kunnen wij de betreffende overeenkomst of dienst niet sluiten of leveren. Wanneer u informatievelden invult die niet met een * zijn gemarkeerd, geeft u daarmee toestemming aan DeclaCare om deze persoonsgegevens te verwerken.

Hoe zet DeclaCare het gebruik van profiling in?

DeclaCare maakt geen gebruik profiling en/of andere geautomatiseerde besluitvorming.

Wanneer is dit Privacy Statement voor het laatst gewijzigd?

Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op en geldig per 21 november 2024.